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Quando si lavora ad un documento di Word è preferibile creare una sua copia di backup. Questo per evitare di stressarsi nel caso in cui file possa danneggiarsi o essere eliminato accidentalmente.

Per impostare tale salvataggio bisogna prendere in considerazione la scheda File, voce Opzioni. Nella finestra Opzioni di Word che compare occorre cliccare su Impostazioni avanzate e, nella parte destra, sulla casella Crea sempre copia di backup.

Nel caso in cui il file originale venga eliminato la copia di backup si aprirà ugualmente. Il nome della copia di backup è: Backup di nome documento.

La copia di backup si crea automaticamente al secondo salvataggio del file.
Solitamente la copia di backup si crea automaticamente nella cartella dove viene salvato il file originale.

Dopo aver digitato il testo, la prima operazione da eseguire è quella di correggere gli errori ortografico-grammaticali sottolineati in rosso. Se gli errori sono tanti si può utilizzare la scheda Revisione, pulsante Controllo ortografia e grammatica. Prima di ricorrere a tale scheda è preferibile posizionare il cursore del mouse all’inizio del documento.

Nella finestra che si apre, ci sono due riquadri, quello superiore mostra il testo al cui interno vi è la parola digitata in modo errato che è completamente in rosso; nel riquadro sottostante ci sono i suggerimenti. Dopo aver selezionato il suggerimento corretto si clicca sul pulsante Cambia che si trova sul lato sinistro della finestra.

Qualora il suggerimento propostoci non risulti essere idoneo alla correzione si può intervenire direttamente nel riquadro superiore e correggere, non dimenticandosi, però, di fare click, poi, sul pulsante Cambia.

Oltre agli errori ortografico-grammaticali, nella finestra Ortografia e grammatica, vengono segnalati anche gli errori di espressione che sono in verde. Gli errori di espressione possono essere: la mancanza di spazio, uno spazio ripetuto, la mancanza del punto alla fine della frase, una errata concordanza di singolare e plurale, l’uso di un verbo troppo sofisticato, etc. Bisogna fare attenzione a non accettare passivamente il suggerimento.

Alcuni sono tentati dal cliccare sempre sul pulsante Cambia per sbrigare in fretta la noiosa pratica della correzione degli errori. E’ sbagliato! La fretta è cattiva consigliera. Occorre leggere il suggerimento e valutare se è oppurtono accettarlo o meno.

Se non si desidera accettarlo si clicca sul pulsante Ignora questa volta.

Dopo la correzione di tutti gli errori appare una piccola finestra che ci informa che il controllo ortografico grammaticale è completato.

Se il testo presenta pochi errori si può anche utilizzare il tasto destro del mouse per corregere un termine digitato in modo errato. Dal menu che si apre si seleziona il termine corretto.

La possibilità di contare le parole in Word è un’operazione molto semplice così come contare il numero dei paragrafi. Ma a cosa serve?

Può accadere che ci venga commissionata la stesura di un documento che debba rispettare determinati parametri ed ecco che avere sotto controllo il numero delle parole digitate diventa fondamentale.

L’area da prendere in considerazione è la barra di stato, cioè la parte inferiore della finestra del programma, sul lato sinistro, dove sono presenti il numero delle pagine, immediatamente accanto è indicato il numero delle parole.
Ma per avere informazioni più dettagliate sul documento che stiamo digitando, bisogna far clic sulla scheda Revisione, gruppo Strumenti di correzione, pulsante Conteggio parole.
Si aprirà l’omonima finestra nella quale saranno visualizzati i numeri relativi alle pagine e alle parole, sarà, inoltre, possibile apprendere il numero dei caratteri, distinti tra spazi esclusi e spazi inclusi, il numero dei paragrafi e delle righe.

Nel conteggio sarà possibile inserire anche ciò che è presente nelle caselle di testo, nelle note sia a piè di pagina che di chiusura, in questo caso sarà sufficiente cliccare sulla casella posta in fondo alla finestra.

n una maschera che presenta un campo Sì/No è possibile posizionare una casella di controllo che permetta di visualizzare un segno di spunta quando il valore del campo è Si. Nel caso contrario la casella rimane vuota.

Una casella di controllo viene creata in Visualizzazione Struttura (scheda Home, gruppo Visualizzazioni) utilizzando poi il riquadro Controlli nella scheda Progettazione.

Essa viene inserita facendo clic nel punto della maschera desiderato. Dopo aver rilasciato il mouse, la casella di controllo dovrebbe, automaticamente, associarsi al campo avente come tipo dati Sì/no oppure Vero/Falso oppure ancora On/Off; nel caso in cui non sia così, bisogna far ricorso alla finestra delle proprietà che si trova a destra della schermata del programma e scegliere nella scheda Dati, dall’elenco, in corrispondenza della voce Origine di controllo, il campo della tabella avente tali caratteristiche.

Risulta essere preferibile assegnare un nome alla casella di controllo intervenendo nella casella dove è riportato il testo CasellaControllo seguito da un numero, inoltre, tale casella può essere anche modificata nelle dimensioni grazie alle cosiddette maniglie che si formano ponendo il mouse su uno dei quattro angoli della casella stessa.

Per poter cambiare il nome utente della persona che utilizza il programma è necessario prendere in considerazione il pulsante Office, che si trova in alto a sinistra.

Dal menu che viene visualizzato si clicca su Opzioni di Word. Appena si apre la finestra vi è la casella Nome utente dove si può inserire il nome che si desidera.
Nella casella sottostante, invece, è possibile digitare le Iniziali. Al termine, per rendere effettive le modifiche apportare, occorre cliccare su Ok.

L’opportunità di cambiare il nome utente può nascere per motivi di privacy. Infatti, soprattutto nel lavoro le possibilità di condivisione sono molteplici. Non tutti sono a conoscenza del fatto che all’interno di un file di Word, e non solo, vengono memorizzate informazioni personali, a volte, anche la propria posizione lavorativa e altri dati che potrebbero essere utilizzati da malintenzionati per scopi diversi qualora ne entrassero in possesso anche accidentalmente.

Quindi, per evitare di incorrere in spiacevoli problemi è preferibile utilizzare la funzione Controllo documento che permette di rimuovere elementi strettamente personali. Il Controllo documento lo si attiva tramite il pulsante Office, voce Prepara.